Die Stelle

Der Operations Manager verantwortet den operativen Betrieb von MEDDDBASE in Deutschland, mit den Schwerpunkten Customer Service, Logistik und Projektmanagement. Im Zentrum steht die zuverlässige, termingerechte und regelkonforme Abwicklung von Kauf-, Leih- und Konsignationssendungen für Kliniken, Praxen oder Händler im Auftrag unserer Firmenkunden.

Die Stelle führt das Tagesgeschäft und arbeitet darin auch selbst aktiv mit. Sie stellt sicher, dass Prozesse, Qualität und Kosten am Standort Laichingen den internationalen Standards der MEDDDBASE-Gruppe entsprechen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

Führung

• Fachliche und disziplinarische Führung des Customer-Service-Teams und des Teamleiters Logistik

• Weiterentwicklung der Mitarbeitenden

• Förderung einer Kultur von Sorgfalt, Verlässlichkeit und Kundenorientierung

• Förderung der Zusammenarbeit zwischen Customer Service und Logistik

Tagesgeschäft für Firmenkunden (Führung und aktive Mitarbeit)

• Angebots- und Auftragsbearbeitung

• Rechnungserstellung

• Betreuung und Unterstützung des Vertriebsaußendienstes der Firmenkunden

• Koordination von Transport- und Kurierdienstleistern; Überwachung der Servicelevels

Betreuung und Implementierung von Firmenkunden

• Firmenkunden (Clients) sind die Auftraggeber, für die MEDDDBASE Serviceleistungen erbringt. Sie sind in verschiedenen Ländern innerhalb und außerhalb Europas ansässig

• Betreuung der bestehenden Firmenkunden als operativer Ansprechpartner

• Implementierung neuer Firmenkunden: Aufsetzen von Abläufen, Stammdaten und Schnittstellen

Projektmanagement und Prozessverbesserung

• Planung, Steuerung und Umsetzung interner Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Arbeitsabläufen und -techniken

• Standardisierung der Abläufe, abgestimmt mit der internationalen Organisation

• Mitwirkung bei der Einführung und Weiterentwicklung von IT-Systemen (ERP, Kundenportal)

Kennzahlen

• Definition, Messung und Reporting operativer KPIs (z. B. Liefertreue, Durchlaufzeit, Fehlerquote) an den Head of Operations International sowie den Geschäftsführer der Medddbase Deutschland GmbH

Administration

• Administrative Tätigkeiten im Rahmen der Büroorganisation

• Sicherstellung von Arbeitssicherheit, Ordnung und Gefahrgut-Vorgaben am Standort

Kompetenzen und Befugnisse

• Weisungsbefugnis gegenüber den Teams Customer Service und Logistik am Standort

• Sperrung von Ware oder Stopp von Prozessen bei Qualitäts- oder Sicherheitsrisiken

Anforderungsprofil

Erfahrung

• Mindestens 3 - 5 Jahre Berufserfahrung in Logistik, Customer Service oder Operations, mit Führungsverantwortung

• Berufserfahrung mit Materialwirtschafts- bzw. ERP-Systemen

• Idealerweise Berufserfahrung in der Medizintechnik oder einer anderen regulierten Branche

• Erfahrung im Projektmanagement

Fachliche Kenntnisse

• Sichere Korrespondenz in Deutsch und Englisch

• Sicherer Umgang mit MS Office

• Kenntnisse in Prozessoptimierung (z. B. Lean, KVP)

Persönlichkeit

• Fähigkeit, sich schnell in komplexe Zusammenhänge einzuarbeiten

• Strukturierte, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise, auch unter Zeitdruck

• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft, im Tagesgeschäft selbst mitzuarbeiten

• Kommunikationsstärke gegenüber Team, Firmenkunden und internationaler Organisation

• Hohes Qualitätsbewusstsein und Verantwortungsgefühl

• Bereitschaft zur Weiterbildung